Project Charter Document
Project Name : Pembuatan Sistem Informasi PT. YONOTE
Company : PT. YONOTE
Focus Area : Information System Development
Product/Process : Information System
Project Time : 2 April 2016 till 21 May 2016
Cost Estimation : Rp 70.000.000,-
Prepared By
Document Owner(s)
|
Project/Organization Role
|
Adi Wicaksana
|
Project Manager
|
Daniel Fablius
|
Developer
|
PT. YONOTE
|
Stakeholder
|
Version
|
Date
|
Author
|
Change Description
|
1.0
|
27/03/2015
|
Daniel Fablius
|
Document created
|
TABLE OF CONTENTS
1. PROJECT CHARTER PURPOSE ................................................................. 1
2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY.............................................................. 1
3. PROJECT OVERVIEW.................................................................................. 1
4. PROJECT SCOPE......................................................................................... 2
4.1. Goals and Objectives.............................................................................. 2
4.2. Departmental Statements of Work (SOW).............................................. 2
4.3. Project Deliverables................................................................................ 3
4.4. Deliverables Out of Scope...................................................................... 4
4.5. Project Estimated Cost & Duration......................................................... 4
5. PROJECT CONDITION................................................................................. 5
5.1. Project Assumptions............................................................................... 5
5.2. Project Issues......................................................................................... 5
5.3. Project Risks........................................................................................... 6
5.4. Project Constratint.................................................................................. 7
6. PROJECT STRUCTURE APPROACH.......................................................... 7
7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS.................................................. 7
8. APPROVALS................................................................................................. 8
1 PROJECT CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah aplikasi desktop sistem informasi PT. YONOTE. Sistem informasi ini sebagai media media untuk mempermudah proses bisnis pada perusahaan PT.YONOTE. Sistem Informasi akan mendukung proses pemesanan notebook yang diawali dengan registrasi data pelanggan, Proses delivery order dimana mendukung pembuatan Surat Jalan, Transaksi pembayaran notebook, Pelayanan local warranty service & parts, Sistem ROP (ReOrder Point) dimana mendukung proses pemesanan produk kepada bagian produksi dan juga supplier, dan sistem informasi ini mendukung pembuatan laporan-laporan yang akan menjadi pertanggung jawaban manajemen kepada pemilik PT. YONOTE.
2 PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
• Project goals
• Objectives
• Scope
• Assumptions
• Risks
• Costs
• Timeline
• Approach
• Organization
3 PROJECT OVERVIEW
Pada awalnya proses bisnis yang terjadi pada PT.YONOTE berjalan secara manual. Namun dengan proses bisnis yang manual tersebut pendataan pelanggan tidak dapat dilakukan dengan baik, proses bisnis yang terjadi juga tidak dapat berjalan dengan baik dengan besarnya kemungkinan Human Error yang terjadi.
Dengan adanya sistem infromasi ini, semua proses bisnis dan pendataan yang dilakukan oleh PT. YONOTE akan lebih baik, dan kemungkinan kesalahan yang diakibatkan oleh human error dapat diminimalisir.
Aplikasi ini adalah aplikasi desktop akan dibuat dengan menggunakan VB.net guna mempermudah dan mempercepat proses pembuatan aplikasi. Selain itu, aplikasisistem informasi ini membutuhkan database untuk menyimpan dan mendapatkan informasi-informasi yang berkaitan dengan proses bisnis PT. YONOTE. Database diolah dengan bantuan software Microsoft SQL Server 2005.
4 PROJECT SCOPE
4.1 Goals and Objectives
Goals
|
Objectives
|
Proyek akan membantu kegiatan operasional perusahaan meliputi transaksi pemesanan dan transaksi pembayaran
|
|
4.2 Departmental Statements of Work (SOW)
Departmental SOW
|
Owner/Prime
|
Due Date/Sequence
|
Interview kebutuhan stakeholder
|
Project Manager , Stakeholder
|
Melakukakan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
|
Fitur-fitur mengenai profilling yang akan dibuat
|
Application Developer , Stakeholder
|
Tim application developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
|
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan
|
Designer, Stakerholder
|
Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang terlah di sepakati.
|
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)
|
Stakeholder, Tim proyek
|
Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
|
Estimasi usaha setiap work product tersebut
|
Project Manager
|
Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri atas 3 hingga 5 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
|
Testing aplikasi
|
Tester
|
Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat
|
Implementasi aplikasi
|
Tim Proyek
|
Tim melakukan implementasi aplikasi desktop.
|
4.3 Project Deliverables
Milestone
|
Deliverable
|
|
|
2. Melakukan wawancara terhadap stakeholder lainnya (mahasiswa)
|
|
3. Membuat Sistem (Protyping)
|
|
4. Desain Interface
|
|
5. Presentasi Prototype kepada stakeholder
|
|
6. Presentasi produk ahir
|
|
4. 4 Deliverable Out of Scope
Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi didalam PT. YONOTE. Selain itu pengolahan data dan data di luar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek. Adanya beberapa hal mengenai PT. YONOTE yang tidak termasuk dalam ruang lingkup pengerjaan proyek profilling diantaranya adalah berupa kode program dari tiap aplikasi yang dihasilkan PT. YONOTE.
4.5 Project Estimated Costs & Duration
Project Milestone
|
Date Estimate
|
Deliverable(s) Included
|
Confidence Level
|
Melakukan interview pada stakeholder
|
27/05/2016
|
|
High
|
Analisa hasil interview
|
2/4/2016
|
|
High
|
Desain Sistem Interface
|
9/4/2016
|
|
High
|
Presentasi ke stakeholder
|
16/4/2016
|
|
Medium
|
Deploy aplikasi
|
9/5/2016
|
|
Medium
|
Tetsing aplikasi
|
16/5/2016
|
|
HIgh
|
5 PROJECT CONDITIONS
5.1 Project Assumptions
- Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan
- Sistem Informasi untuk membantu proses bisnis pada PT.YONOTE
- Proyek ini diasumsikan suatu Sistem Informasi yang menyimpan segala data mengenai proses bisnis yang terjadi pada PT.YONOTE .
5.2 Project Issues
Priority Criteria
1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.
2−Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.
3−Low-priority i ssue; to be resolved prior to project completion.
4−Closed issue.
#
|
Issue
|
Priority
|
Owner
|
Description
|
Status & Resolution
|
1
|
Anggota tim
mendapatkan musibah
|
Low
|
Project
Manager
|
Kemungkinan
terjadi hal yang
tidak diharapkan
yang menimpa
anggota tim
|
Mempunyai anggota
cadangan yang siap
dipekerjakan sesuai
dengan keahlian yang
dibutuhkan
|
2
|
Listrik mati
pada saat
pengembangan Sistem Informasi
|
High
|
Application Developer ,Application Designer
|
Kemungkinan
terjadi mati listrik
pada saat
pengembangan
proyek.
|
Menyiapkan aliran listrik
cadangan menggunakan
genset, atau UPS untuk
keadaan mendesak.
|
3
|
Data Hilang
.
|
High
|
Tim
Proyek
|
Dimungkinkan
sekali data
dapat hilang
begitu saja
karena ancaman
virus dan
bencana yang
tidak terduga
|
Melakukan backup secara
berkala pada media
penyimpanan yang
terpisah dengan komputer
untuk mengembangan.
Menggunakan tools
pendukung keamaan
komputer pengembangan
seperti antivirus
|
5.3 Project Risks
#
|
Risk Area
|
Likelihood
|
Risk Owner
|
Project Impact-Mitigation Plan
|
1
|
Waktu
untuk melakukan
pertemuan
sangat sulit
|
High
|
Project
Manager
|
Meeting dilakukan dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mungkin diadakan pertemuan
setiap harinya walaupaun hanya sebentar.
Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak
dan waktu.
|
2
|
Informasi
dari
stakeholder
utama
kurang
|
Medium
|
Project
Manager
|
Mencari stakeholder yang lainnya seperti pelanggan-pelanggan PT.YONOTE yang pernah bertransaksi di PT.YONOTE
|
3
|
Ruang
Lingkup
proyek
melebar
terlalu luas
.
|
High
|
Project
Manager
|
Melakukan inisiasi diawal mengenai batasan - batasan atau constraints
yang terdapat dalam proyek
|
4
|
Waktu
pengerjaan
proyek
terlambat
dari target
|
High
|
Stakeholder
|
Membuat schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan
proyek dan jumlah anggota tim
|
5
|
Kurangnya
personil tim
|
Medium
|
Project Manager
|
Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan
|
5.4 Project Constraints
Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
- Proyek hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi application.
- Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah disepakati sebelumnya.
- Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
- Tingkat sekuritas aplikasi application sesuai dengan permintaan stakeholder.
- Aplikasi application yang dikembangkan dibuat khusus untuk Perusahaan PT. YONOTE.
6 Project Structure Approach
Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokumen kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi desktop.
7 Project Team Organization Plans
Project Team Role
|
Project Team Member(s)
|
Responsibilities
|
Project Manager
|
Adi Wicaksana
|
• Melakukan interview terhadap stakeholder proyek
|
• Melukan pembagian tugas
| ||
• Control Project Team
| ||
• Bertanggung jawab atas berjalannya proyek
| ||
• Finnancial
| ||
Application Developer
|
M. Syaiful
|
• Melakukan pengembangan aplikasi
|
Designer
|
Nindyasari Dewi Utami
|
• Desain interface aplikasi
|
Application Analyst
|
Daniel Fablius
|
• Melakukan analisa terhadap rancangan aplikasi
|
Dokumentator
|
Kharisma Nur Annisa
|
• Dokumentasi pengerjaan proyek
|
• Dokumentasi pengembangan aplikasi
| ||
Tester
|
Kinasih Nur Azizah
|
• Melakukan pengujian terhadap fitur - fitur aplikasi
|
• Memberikan feedback
|
8 APPROVALS
Prepared by
- Daniel Fablius (5113100109)
- Adi Wicaksana (5113100110)
Approved by
Out Of Topic Show Konversi KodeHide Konversi Kode Show EmoticonHide Emoticon