UTS MPPL F

1.    Berdasarkan deskripsi di atas tuliskan modul-modul yang akan digunakan dalam E-Surat.

-         Registrasi

Modul Ini menjalankan fungsi registrasi bagi pengguna baru bagi aplikasi E-Surat

-         Send

Modul ini menjalankan fungsi mengirim surat dari pengirim menuju aplikasi, yang nantinya akan diteruskan ke penerima

-         Receive

Modul ini menjalankan fungus menerima surat dari aplikasi yang dikirim dari pengirim

-         Pemberkasan

Modul ini menjalankan fungsi memberkas surat-surat yang ada pada user, surat keluar maupun surat masuk

-        Masuk

merupakan suatu modul untuk log in atau masuk kedalam aplikasi.

2.    Buatlah gambaran sistem jika perlu lengkapi dengan screenshot dari aplikasi yang akan dibangun.

3.    Tentukan ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.

·                               Pengembangan modul-modul utama pada web sistem informasi perusahaan PT.YONOTE sebagai                  berikut :

-        Mendaftar yang merupakan suatu modul untuk menangani pendaftaran pengguna baru

-        Masuk yang merupakan suatu modul untuk log in atau masuk kedalam web.

-        Pengiriman dan Penerimaan Pesan yang terintegrasi dengan aplikasi menggunakan Gammu

-        Pemberkasan surat , yang melingkupi pemberkasan surat masuk maupun surat keluar. 

·                               Pengadaan Hardware

-         Modem Wavecom M1306B 2406B

-         Server  

4.    Jika tersedia dana 100 juta buatlah  KAK atau TOR dari proyek yang ditawarkan.

LATAR BELAKANG

Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah. Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih dilakukan oleh petugas yang berwenang.

Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan teknologi dapat menjadi solusi.

MAKSUD DAN TUJUAN

Mendukung kegiatan surat – menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota .

SASARAN

Terwujudnya aplikasi sistem informasi yang dapat mengefisienkan proses surat – menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota .

NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA

SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota Surabaya

SUMBER PENDANAAN

Anggaran pendapatan dan belanja mandiri, dengan biaya sekitar Rp.100.000.000 (seratus juta rupiah) termasuk pajak-pajak yang membebaninya.

LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN

                     i.            Lingkup kegiatan:

·         Pengembangan modul-modul utama pada web sistem informasi perusahaan PT.YONOTE sebagai berikut :

-           Mendaftar yang merupakan suatu modul untuk menangani pendaftaran pengguna baru

-        Masuk yang merupakan suatu modul untuk log in atau masuk kedalam web.

-        Pengiriman dan Penerimaan Pesan yang terintegrasi dengan aplikasi menggunakan Gammu

-        Pemberkasan surat , yang melingkupi pemberkasan surat masuk maupun surat keluar.

·         Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk sistem informasi perusahaan PT. YONOTE yang dibangun meliputi :

-        User Requirement

-        User Interface

-        Testing (Case Test, Unit Test, Acceptance Test)

-        Security Level

-        Form Input/ Output

-        Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa

-        User Manual

·         Pengadaan Hardware

-         Modem Wavecom M1306B 2406B

-         Server

                   ii.            Lokasi kegiatan
Kegiatan berlangsung di tempat yang ditentukan pimpinan proyek yaitu di Kantor SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota Surabaya

                 iii.            Data dan fasilitas penunjang

·         Penyediaan oleh pengguna jasa
Data dan fasilitas yang perlu disediakan oleh pengguna jasa:

-        Laporan dan Data

Ø  Data permohonan aplikasi dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kota Surabaya dalam bentuk kertas

Ø  Formulir yang terkait dengan administrasi permohonan aplikasi dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kota Surabaya

Ø  Data permohonan aplikasi dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kota Surabaya dalam bentuk elektronik

-        Akomodasi ruang dan kantor
Sebuah ruang untuk menaruh server beserta modem dan terdapat koneksi internet (dapat berupa hotspot maupun kabel internet)

-        Staf admin
1 orang admin yang bertugas untuk memantau kegiatan penggunaan aplikasi

                 iv.            Alih pengetahuan
Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi, dan seminar terkait dengan tata cara penggunaan sistem informasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi

METODOLOGI

Metodologi dan Pendekatan yang dipergunakan dalam pembuatan aplikasi E-Surat SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kota Surabaya adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi pada SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kota Surabaya

JANGKA WAKTU PELAKSANAAN

Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah kurang lebih selama 30 (sembilan puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.

KUALIFIKASI

Kualifikasi yang harus disediakan oleh penyedia jasa adalah:

-        Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi

-        Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk lima organisasi berbeda.

-        Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.

-        Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.

-        Memiliki production house / workshop dan tenaga-tenaga ahli yang permanen.

-        Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna.

-        Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang /jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.

-        Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kota Surabaya

-        Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kota Surabaya.

-        Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

TENAGA AHLI

Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :

-        Ketua tim (Project Manager)
Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima)tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai, jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.

-        Sistem Analis
Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

-        Programmer/ Developer
Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

-        Dokumentator
Dokumentator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang

-        Designer

Designer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang

-        Trainers
Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

KELUARAN

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksaan pekerjaan ini adalah

-        aplikasi E-Surat SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kota Surabaya yang digunakan sebagai pendukung kegiatan surat – menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Pemerintah Kota Surabaya.

-        Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.

-        Program dengan source code.

-        Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual

-        Dokumetnasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure)

-        Instalasi aplikasi

-        Pelatihan, pendampingan/ asistensi, garansi dan pemeliharaan

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.

LAPORAN

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:

-        Lampiran pendahuluan, berisi:

§  Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh

§  Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya

§  Jadual kegiatan penyedia jasa

-        Laporan mingguan

§  Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi

§  Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut

§  Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan

-        Laporan akhir

§  Laporan pendahuluan

§  Laporan mingguan

§  Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan poryek pengaembangan sistem ini

5.    Untuk mengerjakan proyek di atas dibutuhkan tim. Bagaimana membangun tim yang mampu untuk menyelesaikan proyek?

Project Team Organization Plans

Project Team Role	Responsibilities
Project Manager	• Melakukan interview terhadap stakeholder proyek
	• Melukan pembagian tugas
	• Control Project Team
	• Bertanggung jawab atas berjalannya proyek
	• Finnancial
Application Developer	• Melakukan pengembangan aplikasi
Designer	• Desain interface aplikasi
System Analyst	• Melakukan analisa terhadap rancangan aplikasi
Dokumentator	• Dokumentasi pengerjaan proyek
	• Dokumentasi pengembangan aplikasi
Tester	• Melakukan pengujian terhadap fitur - fitur aplikasi
	• Memberikan feedback

Share :

Tweet

✚

Related Post